【実践記】商業登記に関する法務局の電話相談

 ディアパートナー行政書士/FP事務所 代表の瀧澤です。

 さてさて、6月に設立する一人合同会社の定款(案)が固まったので、昨日、会社の設立登記を行う行政機関である法務局」の電話相談(予約制)を受けました。

 合同会社の場合は、株式会社のように公証役場での定款認証の必要はありません。そのこと自体は、手続き的にも経費的にも非常ありがたいのですが、事前チェックが受けられずに、管轄する法務局へ直接、登記申請(持参または郵送)を行わなければならないのは、私としてはかなりリスキーに感じます。

 公証役場では、公証人が定款内容について、法的に不備がないか、記載内容に誤りがないか等、設立前に事前チェック=定款認証を受けますので、登記申請するのも気楽に感じます。

 一昨年、一般社団法人設立の際は、定款認証が必要でしたので、松本公証役場を訪ねて、定款認証していただき、それらを郵送して登記に至りました。(法務局から「登記すべき事項」について、電話照会はいただきましたが、すんなりと登記されました。)

 今回は、合同会社設立ですので、定款認証せずにいきなり法務局へ登記申請することになります。前回、一般社団法人登記申請の折は、現職公務員の身で、勤務地も長野地方法務局から遠かったですし、何より定款認証を受けていましたので、郵送で行いましたが、今回は今日の電話相談を受けて、長野地方法務局への持参を決心しました。

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 昨日、電話相談してみて、やっぱり色々と不明な点も多かったですので、現地でご指導いただきながら修正させていただければと考えました。相談を受けてくれた人も「収入印紙についても法務局で販売しているので、法務局窓口で申請書類を確認してもらってから、印紙を購入しても良い」と話されていたので、印紙分の現金を用意し、申請書に印紙は貼付しない状態で、まずは書類確認してもらおうと思います。

 この法務局相談の相談、私は遠隔地なので相談は電話相談にしました。大型連休前の4月下旬に電話予約しましたが、直近で昨日5月12日を指定されました。本来、法務局の相談方法は「面談」または「電話」で約30分間、相談を受けてくれるそうです。

 今日の相談担当者の話ですと、「商業登記を扱っていない支局でも面談で相談に乗ってくれる」と言っていましたが、実は、4月下旬、長野地方法務局本局(長野市)に電話予約する前に、松本支局(松本市)に電話して「面談相談」の確認したのです。

 その時に松本支局で電話対応した人の話では「支局では相談を行っていない。」ということだったので、本局(長野市)での電話相談にしたのですが・・・

 確かに長野地方法務局のホームページでは、「登記を扱っていない支局も相談可能」みたいに表現されているPDFデータがあったのですがね~。まあ~、商業登記を担当している部署がないけど、巡回で相談業務をやっているような気がしたのですがね。電話に出た人、新人さんだったのかな~(ホントに知らない!)、それともベテランさんだったのかな~(面倒に巻き込まれたくない!)。

 設立登記後、印鑑カード申請や印鑑証明書発行にために松本支局に行ったら、事務所の表示物などを確認してきたいと思います。

 さて、電話相談の内容に戻りますね。相談の予約時刻になると、法務局担当者から当方が指定した電話番号に電話をかけてきてくれました。電話相談に要した時間は約20分でした。

 対応された方は、恐らく法務局の商業登記を担当したことのある再雇用のOBさんとお見受けしました。(少なくとも現職じゃないような気がしました。嘱託職員?会計年度任用職員?そんな感じでしたね~。)

 相談に要した時間は約20分。面談での相談ですと書類も見ながらになるので、もっと時間がかかるような気もするのですが、電話ですと”なかなか話が続かない~”感じですね。

 今回、私は電話相談ということもあって、A4版1枚に「相談項目」をまとめて、それにメモ入れしながら、相談をしました。

 一番確認したかったのは、定款の「目的」部分です。ここの表現が認められるかどうかという確認をしたかったのですが、「電話相談」の性格上、口頭で説明するしかありませんでした。

 相談相手側も百戦錬磨のOBさん(だと思う)ですので、メモするふうでもなくただ聞いていて感想を述べるだけですので「あんまり意味ね~」と後半から思い始めました。

 その相談員さんがおっしゃるには、

1.法的、または社会通念上、認められる業務かどうか

2.公序良俗に反しない業務か

3.抽象的でなく具体的な業務内容がわかる表記か などの

観点で見ていくので、「この表現はOK」とか「この表記はバツ」とかいうことではないようです。

 たしかに、「長野地方法務局のホームページ」にも、面談相談での「個別の定款チェック」「書類のチェック」は行わない旨の表記がありましたので、上記1~3の観点で定款を考えていくしか方法はないような気もします。

◎今回、相談してみて良かったのは、登記申請書に添付する「代表社員、本店所在地及び資本金を決定したことを証する書面」についての相談でした。

1.一人合同会社なので代表社員の記述は不要か?

2.本店所在地(市区町村まで)は定款に謳っているので本店所在地の記述は不要か?

を質問したのですが、回答は以下の通りでした。

1.一人合同会社でも代表社員の記載をお願いしたい。

2.定款では本店所在地が「長野県松本市」まで(これは市内で本店を移動した場合にも定款変更しなくて良いのでメリット!)になっているため、証する書面には、本店所在地を番地まで記載する必要がある。

 2については、確かにそうですね~。Webなどの文献(?)を見ると「記載の必要なし」なんて書かれているものもありましたが、2に関しての相談員の回答は、理にかなっています!

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 そして、もうひとつ、相談して良かったと思った項目です。

◎「一人合同会社」の場合、登記申請書に添付する「代表社員の就任承諾書」は不要か?

 Web上の文献(?)では、「一人合同会社」の場合は「代表社員の就任承諾書は添付不要」との記載が多いのですが、「一人会社でも就任承諾した旨の書面は必要」というのが相談員の回答でした。(実際に窓口では、添付がなくても受け付けるのでしょうが、承諾の書面添付は理屈に合っています。

 その他の相談は、確認する事項が多かったので、あまり参考にはなりませんでしたが、

1)登記申請から約1週間で登記

2)登記されたことは本人に通知されないが、電話照会には対応する

ことがわかったことは良かったです~

 法人の銀行口座開設にあたっても、法人の「履歴事項全部証明書」、法人の「印鑑証明書」が必要になるので、登記申請してから、これらの書類が手に入るまでに1週間はかかりそうです。

 法務局の電話相談を受けて、銀行にも相談に行ってきたのですが、法人の銀行口座開設は、

1.未公開株式や社債等への投資勧誘を装って現金を法人名義口座へ振り込ませる犯罪が多発

2.マネー・ローンダリングやテロ組織への資金流入対策の重要性が高まっている

ことから、厳正な取引時確認および審査が金融機関に求められているとして、一定の審査期間を設けて確認作業を行うようです。銀行口座開設にも、ある程度時間がかかるようです。

 また、税務署や県税事務所、市税務課などへの届出、社会保険(健康保険・厚生年金・介護保険)への加入についても、登記申請から1週間後に手続きという目途が見えてきました。

 今回の電話相談を受けて、定款作成を予定より1週間前倒し(大安に設定)し、登記申請も6月2日から6月1日に前倒ししようと考えています。

 これから定款作成の作業に入っていきますが、定款を紙ベースで作成した場合には、印紙税法により4万円の収入印紙がかかりますので、収入印紙不要の「電子定款」で作成することにしています。

 この「電子定款」を自分で作成するための環境や設備(※)には、時間や経費がかかるので、今回は、代行事業者(事業者と提携した行政書士が電子定款を作成)に依頼することにしています。

(※)電子証明書付きマイナンバーカード(発行に約1か月かかる)、電子署名にソフト、ICカード読み取り機など

 私がWebで調べた中では、「合同会社定款の電子化」は「3,000円」というものがありました。(私がチェックした中では最も安価な案件です。)

 その事業者では、自分で作成した定款(ワード形式、エクセル形式、テキスト形式のいずれかでA4サイズに限定)を電子メールでやり取りし、提携行政書士が作成した電子定款データを入手。それをCD-Rに保存(書込)して、登記申請書と一緒に法務局へ提出するという流れになります。

 「定款の電子化」は、合同会社設立の経費を低減できる(37,000円低減)強い味方のような存在ですので、積極的に活用していきたいと思います。この「電子定款」作成は、状況経過をブログ投稿していきたいと思いますので、ご期待くださいね!

 以上、結構勉強になった法務局の電話相談に関する投稿でした。

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